XWiki : base de connaissances

Les utilisateurs d'un centre hospitalier - soignants, agents administratifs, équipes techniques - ont besoin d'accéder rapidement à des tutoriels et à la documentation des applications qu'ils utilisent au quotidien. Nous avons déployé XWiki à l'échelle d'un GHT pour centraliser cette documentation : guides d'utilisation, tutoriels pas à pas, fiches pratiques sur les applications métier.

Qu'est-ce que XWiki ?

XWiki est une plateforme open source de wiki et de gestion de connaissances, extensible et structurée. Elle permet de documenter, d'organiser et de partager l'information au sein d'une organisation.

Une documentation accessible à tous les utilisateurs du GHT

XWiki a été déployé en mode GHT : une plateforme unique accessible à l'ensemble des établissements membres du groupement. Chaque utilisateur, quel que soit son site d'appartenance, peut accéder à la documentation des applications utilisées dans le GHT depuis un point d'entrée commun.

La plateforme héberge notamment :

• La documentation d'Easily : le DPI Easily est utilisé par les soignants au quotidien. XWiki met à leur disposition les guides d'utilisation, les procédures de connexion et les tutoriels sur les fonctionnalités clés - un support accessible à tout moment, sans avoir à appeler le support informatique.
• Les tutoriels des applications du centre hospitalier : chaque application déployée peut disposer de sa propre section de documentation, avec des tutoriels pas à pas adaptés aux utilisateurs non techniques.
• Les procédures et modes opératoires : les processus métier documentés, mis à jour et accessibles à tous les agents concernés.
• La documentation technique de la DSI : configurations, architectures, procédures d'exploitation pour les équipes informatiques.

Un tutoriel bien rédigé sur XWiki, c'est un appel au support en moins. Et une documentation accessible à tout moment, c'est une autonomie gagnée pour les utilisateurs qui n'ont pas besoin d'attendre une réponse pour avancer.

Un wiki structuré et maintenable

XWiki va au-delà d'un simple hébergement de fichiers PDF : c'est une plateforme wiki structurée, dans laquelle les pages sont organisées hiérarchiquement, enrichies de liens, de captures d'écran et de tableaux. La documentation est vivante - elle peut être mise à jour facilement quand une application évolue, sans avoir à redistribuer un fichier.

Déploiement conteneurisé, authentification centralisée et mises à jour maîtrisées

Cette application est déployée en conteneur Docker, orchestré et provisionné via Ansible. Cette approche garantit un déploiement reproductible, documenté et homogène d'un environnement à l'autre : la configuration est décrite sous forme de code, ce qui élimine les installations manuelles et fiabilise chaque mise en service.

Nous assurons les mises à jour de manière transparente pour les utilisateurs : les montées de version sont préparées, testées et appliquées de façon contrôlée, sans interruption perceptible du service. L'établissement bénéficie ainsi d'une application toujours à jour et sécurisée, sans avoir à gérer lui-même la complexité technique des mises à jour.

L'accès à cette application repose sur une authentification centralisée par OIDC avec Keycloak. Comme l'ensemble des applications que nous déployons, elle s'appuie sur un fournisseur d'identité unique : les utilisateurs se connectent avec les mêmes identifiants sur tout le parc applicatif, la gestion des accès est mutualisée et les règles de sécurité (mot de passe, second facteur, révocation) sont appliquées de façon homogène. Ce socle d'authentification unifié simplifie l'expérience utilisateur et renforce la maîtrise des accès à l'échelle du système d'information.

Notre déploiement

XWiki est déployé en conteneur Docker à l'échelle du GHT, exposé via NGINX avec certificat Let's Encrypt. L'authentification est centralisée via Keycloak : chaque agent accède à XWiki avec ses identifiants institutionnels habituels. Les droits d'édition et de consultation sont configurés par espace : les utilisateurs consultent la documentation, les référents métier et l'équipe informatique la rédigent et la maintiennent.

Intégration au système d'information

XWiki est le référentiel documentaire du GHT. Il est accessible depuis tous les établissements membres via Keycloak, supervisé par Uptime Kuma et mis à jour par Ansible. Chaque application déployée dans le GHT peut disposer de sa section dédiée dans XWiki, créant un lien naturel entre les outils et leur documentation.

Bénéfices pour le GHT

• Autonomie des utilisateurs : les tutoriels et guides disponibles à tout moment réduisent les appels au support.
• Documentation d'Easily accessible : les soignants trouvent les réponses à leurs questions sans intermédiaire.
• Plateforme GHT commune : une documentation partagée entre tous les établissements du groupement.
• Documentation vivante : mise à jour facile quand une application évolue, sans redistribution de fichiers.
• Droits différenciés : consultation pour tous, édition pour les référents, administration pour la DSI.
• Solution open source sans licence, hébergée en interne.

XWiki s'inscrit dans notre approche d'un système d'information hospitalier open source, souverain et maîtrisé, où chaque brique est déployée et documentée pour rester exploitable en autonomie par les équipes.