Vikunja : gestion de tâches & projets

Dans les établissements de santé, la conduite de projets informatiques se heurtait à une organisation informelle : tout passait par email. Les échanges se multipliaient, les informations se perdaient dans les fils de discussion, et l'avancement réel d'un projet n'était visible que par les personnes directement en copie. Nous avons déployé Vikunja pour structurer cette gestion et donner aux chefs de projet un outil réellement adapté à leur quotidien.

Qu'est-ce que Vikunja ?

Vikunja est une application open source de gestion de tâches et de projets, auto-hébergeable. Elle propose des vues liste, tableau (kanban), calendrier et Gantt pour organiser le travail d'équipe.

Le problème : tout géré par email, rien de visible pour tous

Avant la mise en place de Vikunja, la gestion de projet reposait entièrement sur la messagerie. Ce mode de fonctionnement engendrait des difficultés concrètes :

• un volume de mails excessif pour coordonner les intervenants, relancer, informer ;
• une organisation très difficile à maintenir : les décisions, les actions et les responsabilités se perdaient dans les fils de discussion ;
• une planification quasi impossible : pas de vue d'ensemble sur les jalons, les dépendances entre tâches ou les charges de chaque intervenant ;
• un avancement invisible pour les acteurs non directement en copie, y compris les sponsors et la direction.

Quand tout passe par email, l'état d'un projet n'existe que dans les boîtes de réception de ceux qui ont été mis en copie. Pour les autres, le projet est une boîte noire.

Déploiement conteneurisé, authentification centralisée et mises à jour maîtrisées

Cette application est déployée en conteneur Docker, orchestré et provisionné via Ansible. Cette approche garantit un déploiement reproductible, documenté et homogène d'un environnement à l'autre : la configuration est décrite sous forme de code, ce qui élimine les installations manuelles et fiabilise chaque mise en service.

Nous assurons les mises à jour de manière transparente pour les utilisateurs : les montées de version sont préparées, testées et appliquées de façon contrôlée, sans interruption perceptible du service. L'établissement bénéficie ainsi d'une application toujours à jour et sécurisée, sans avoir à gérer lui-même la complexité technique des mises à jour.

L'accès à cette application repose sur une authentification centralisée par OIDC avec Keycloak. Comme l'ensemble des applications que nous déployons, elle s'appuie sur un fournisseur d'identité unique : les utilisateurs se connectent avec les mêmes identifiants sur tout le parc applicatif, la gestion des accès est mutualisée et les règles de sécurité (mot de passe, second facteur, révocation) sont appliquées de façon homogène. Ce socle d'authentification unifié simplifie l'expérience utilisateur et renforce la maîtrise des accès à l'échelle du système d'information.

Ce que Vikunja apporte aux chefs de projet

Vikunja a permis de structurer le suivi des projets autour de trois axes concrets :

• Suivi de l'avancement : chaque tâche a un statut, une date d'échéance et un responsable. L'état du projet est visible en un coup d'œil, par tous les intervenants autorisés - y compris la direction et les sponsors.
• Suivi des intervenants : les tâches sont assignées nominativement. Chaque intervenant voit ce qui lui incombe, les chefs de projet voient qui fait quoi et où en est chacun.
• Planification du déploiement : les vues Gantt et calendrier permettent de planifier les phases d'un projet, d'identifier les dépendances et d'anticiper les points de blocage avant qu'ils ne surviennent.

Intégration au système d'information

Vikunja est déployé en conteneur Docker, exposé via NGINX avec certificat Let's Encrypt, et accessible depuis tous les sites. L'authentification est centralisée via Keycloak : les utilisateurs se connectent avec leurs identifiants habituels, sans compte supplémentaire à créer. La supervision est assurée par Uptime Kuma, et les mises à jour sont gérées de façon transparente via Ansible.

Bénéfices concrets

• Réduction drastique des emails de coordination : les échanges se font dans les tâches, pas dans les boîtes mail.
• Visibilité partagée : l'avancement du projet est accessible à tous les acteurs concernés, en temps réel.
• Planification fiable : les chefs de projet disposent d'une vue structurée des jalons et des charges.
• Responsabilités clarifiées : chaque tâche a un propriétaire, chaque délai est visible.
• Solution souveraine : hébergée en interne, sans abonnement SaaS, sans données confiées à un tiers.

Vikunja s'inscrit dans notre approche d'un système d'information hospitalier open source, souverain et maîtrisé, où chaque brique est déployée et documentée pour rester exploitable en autonomie par les équipes.